Endlich sind die letzten Prüfungen geschrieben, die Lernblätter und Dokumente verstauben auf dem Schreibtisch und die Tasche mit den Schulsachen streift nur hin und wieder noch ein flüchtiger Blick. Jetzt heißt es nur noch: das finale Zeugnis abholen und dann mit Freunden und Familie die neugewonnene Freiheit feiern, bis sich die Balken biegen. Doch damit die Abschlussparty zu einem unvergesslichen Event wird, ist viel Planung nötig. Planung, die man in dem ganzen Abiturstress schnell mal aus den Augen verlieren kann. Das Eurogress Aachen richtet regelmäßig Veranstaltungen aus, bei denen Informationen für die Planung einer gelungenen Abschlussfeier zur Verfügung gestellt werden, die nicht nur für Schulen interessant sind, welche sich für das Eurogress als Veranstaltungsort interessieren. Wir haben für euch die Veranstaltung besucht und einige dieser nützlichen Informationen in einer kurzen Liste zusammengestellt.
Egal wie, wann oder wo ihr feiert – mit der richtigen Planung und den richtigen Menschen wird es mit Sicherheit eine erinnerungswürdige Feier werden. Die Besucher der Infoveranstaltung schienen sehr zufrieden mit den gelieferten Informationen zu sein, bedankten sich mehrfach für die freundliche Beratung und wollten das Eurogress dem Anschein nach gar nicht mehr verlassen.
Frühzeitige Reservierung!
Der Punkt ist oft schwierig umzusetzen, aber notwendig. Viele Locations sind schon Jahre im Voraus ausgebucht. Eine Reservierung muss daher am besten zwei bis drei Jahre vorher stattfinden. Holt euch am besten direkt zu Beginn der Oberstufe mehrere Angebote ein und reserviert rechtzeitig. Aber bedenkt, dass die Preise durch die Inflation über die Jahre nicht immer gleich bleiben. Plant daher einen Geldpuffer ein, falls die Buchung teurer wird als vor zwei Jahren abgesprochen.
Orga-Teams
Auch die Teams für die Organisation sollten rechtzeitig gebildet und die Aufgaben möglichst auf verschiedene Gruppen verteilt werden. Wichtig! Legt für jede Gruppe einen Ansprechpartner fest, sonst kommt es schnell zu einem organisatorischen Chaos, wenn Informationen bei verschiedenen Teammitgliedern landen.
GEMA
Oft wird bei der Planung vergessen, dass ihr, wenn ihr zum Beispiel einen DJ beauftragt, bei der GEMA die Rechte zur Musiknutzung für den Abend erwerben müsst.
Nach Erfahrung des Eurogress können die Kosten dafür ca. 140 Euro betragen. Manchmal müsst ihr einen Nachweis über die Genehmigung der GEMA erbringen, je größer eure Feier, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass jemand vorbeikommt, um sie zu kontrollieren. Wenn ihr den Nachweis nicht vorzeigen könnt, liegen die Kosten für dieses Vergehen schnell höher als 140 Euro.
Versicherung
Wenn ihr einen Veranstaltungsort bucht, solltet ihr die allgemeinen Geschäftsbedingungen genau lesen. Unter anderem fordern die meisten Locations einen Nachweis über den Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung, die mögliche Schäden abdeckt.
Außerdem braucht es natürlich auch eine volljährige Person, die den Vertrag mit dem Anbieter der Location unterschreibt. Sollte nicht nur eine Person die Verantwortung mit ihrer Unterschrift übernehmen wollen, wäre die Gründung einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) eine Möglichkeit, die Verantwortung aufzuteilen.
Klärt mit eurer Location auch rechtzeitig eure Dekorations- und Bühnenbildpläne ab. Erfüllen sie nicht die Brandschutzverordnung, müsst ihr im schlimmsten Fall alles wieder abbauen.
Personal
Achtet immer darauf, ob von den Locations, die ihr bucht, auch das Personal zur Verfügung gestellt wird. Denn für eine tolle Feier braucht es auch viele Menschen, die hinter den Kulissen wirken. Garderobe, Kellner, Fotograf, Techniker, Ordnungsdienst und gerade die Reinigung stellen oft unterschätzte Kosten dar. Besonders die Abschlussreinigung solltet ihr rechtzeitig abklären. Wird diese nicht vom Veranstaltungsort übernommen, seid ihr dafür verantwortlich, dass die Toiletten geputzt, Klopapier wieder aufgefüllt und die Böden nochmal gewischt werden. Nach einem Abend intensiven Feierns kann man sich mit Sicherheit Schöneres vorstellen.
Wenn ihr euch ein Catering wünscht, hat natürlich auch das seinen Preis. Ein kleiner Tipp: Fingerfood, das während der Veranstaltung serviert wird, ist oft teuer als ein Büfett, da für Letzteres kein zusätzliches Personal benötigt wird.
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